Klachtenreglement

Paragraaf 1

Algemene bepalingen

Artikel 1

In dit reglement wordt onder de hierna aangegeven begrippen het volgende verstaan:

Klacht : een uiting van ontevredenheid of een verbetervoorstel (klacht tevens als

verbetervoorstel bedoeld)

Betrokkene : de persoon jegens wie de gedraging dan wel uitlating, als omschreven in

van dit reglement, heeft plaatsgevonden.

Paragraaf 2

Indiening van een klacht

Artikel 2

1: Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop medewerkers van Vitaal Loopbaan zich bij uitoefening van hun werkzaamheden jegens hem of haar hebben gedragen, dan wel uitgelaten, een klacht in te dienen bij Vitaal Loopbaan.

2: Onder medewerkers van Vitaal Loopbaan als bedoeld in het eerste lid van dit artikel worden mede verstaan derden die in opdracht van Vitaal Loopbaan werkzaamheden ten behoeve van cliënten van Vitaal Loopbaan hebben verricht.

Artikel 3

1: Een klacht dient schriftelijk bij Vitaal Loopbaan te worden ingediend en wordt uiteraard vertrouwelijk behandeld. De klacht dient te worden verzonden aan: Vitaal Loopbaan BV, t.a.v. mevr. P. Aarts, Postbus 89, 5100 AB Dongen.

2: Voor behandeling van een klacht zijn de volgende gegevens noodzakelijk.

1. a) Naam en adres van betrokkene die de klacht indient
2. b) Naam van de persoon op wiens gedraging, dan wel uitlating de klacht betrekking heeft.
3. c) Datum waarop de gedraging, dan wel de uitlating waarop de klacht betrekking heeft, heeft plaatsgevonden.
4. d) Een korte omschrijving van de feiten waarop de klacht betrekking heeft.

3: De betrokkene kan zich laten bijstaan of door een gemachtigde laten vertegenwoordigen.

Paragraaf 3

Ontvangstbevestiging

Artikel 4

1: De ontvangst van de ingediende klacht wordt schriftelijk binnen een week bevestigd.

2: De ontvangstbevestiging bevat:

1. a) De datum waarop de gedraging dan wel uitlating waarop de klacht heeft, heeft plaatsgevonden.
2. b) Een korte omschrijving van de feiten waarop de klacht betrekking heeft.
3. c) Een beschrijving van het verloop van de klachtenprocedure en
4. d) De vermelding van een contactpersoon tot wie de betrokkene zich desgewenst kan wenden.

Paragraaf 4

Wijze van behandeling

Artikel 5

1: De behandeling van de klacht geschiedt door de leidinggevende van degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, mits deze bij de gedragingen niet betrokken is geweest. In het geval van (mede) betrokkenheid van de leidinggevende wordt de klacht behandeld door diens leidinggevende.

2: Vitaal Loopbaan is niet verplicht de klacht in behandeling te nemen indien:

1. a) zij betrekking heeft op een gedraging waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van dit reglement is afgehandeld.
2. b) zij betrekking heeft op een gedraging die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden.

3: Van het niet in behandeling nemen van een klacht wordt de betrokkene zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na indiening van de klacht schriftelijk in kennis gesteld.

Artikel 6

Aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt een afschrift van de klacht, alsmede van de daarbij meegezonden stukken toegezonden.

Artikel 7 Hoor en wederhoor

1: Vitaal Loopbaan stelt de betrokkene en degene op wiens gedragingen de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord.

2: Van het horen wordt een schriftelijk verslag gemaakt. Het verslag wordt aan de betrokkene en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, toegezonden.

Artikel 8

1: Vitaal Loopbaan handelt de klacht af binnen 6 weken na indiening.

2: Vitaal Loopbaan kan de afhandeling van de klacht voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk en gemotiveerd mededeling gedaan aan de betrokkene.

Artikel 9

Vitaal Loopbaan stelt de betrokkene schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de beslissing op de klacht, alsmede van de eventuele maatregelen die daaraan verbonden zijn of zullen worden.

Paragraaf 5

Registratie

Artikel 10

1: Vitaal Loopbaan draagt zorg voor een registratie van de behandelde klachten. Deze registratie bevat het aantal ingediende klachten, de aard van de ingediende klachten alsmede van de naar aanleiding van de ingediende klachten getroffen maatregelen.

2: Vitaal Loopbaan zendt eens per kwartaal aan opdrachtgevers de voor hen relevante registratie van de behandelde klachten.

Paragraaf 6

Slotbepalingen

Artikel 11

Vitaal Loopbaan volgt in haar klachtenprocedure en klachtenbeheer de richtlijnen conform Blik op Werk Keurmerk voor re-integratiebedrijven.

Artikel 12

1: Dit reglement is voor een ieder te downloaden via de website; www.vitaal-loopbaan.nl.

Artikel 13

Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 april 2023.