Privacyreglement april 2023

Waarom een Privacyverklaring?

Met plezier verlenen wij diensten op het gebied van vitaliteit, coaching, re-integratie en outplacement. De aard van ons werk brengt met zich mee dat wij persoonsgegevens verzamelen en verwerken. Van contactgegevens tot identificatiegegevens, van opleiding tot arbeidsverleden, van leeftijd tot woonplaats, een heleboel persoonsgegevens zijn relevant als het gaat om je loopbaan. Om te laten zien hoe wij hiermee omgaan, is dit Privacyreglement opgesteld.

Op onze website; www.vitaal-loopbaan.nl vind je altijd de meest actuele Privacyverklaring.

Doel

Ons doel is om mensen te coachen op het gebied van leven en werk. Daarbij kan het gaan om coaching op vlak van werk en privé, loopbaan, outplacement en 2e of 3e spoor (nieuwe baan elders). We beginnen elk traject met een offerte op maat, waarin precies staat wat het doel van dat specifieke coaching traject is. We verzamelen alleen de persoonsgegevens die we nodig hebben voor het doel van onze diensten. Afhankelijk van het doel en de specifieke dienst, kunnen er verschillende soorten persoonsgegevens verzameld worden.

(Wettelijke) grondslagen

Persoonsgegevens mogen alleen verzameld en verwerkt worden als daar een (wettelijke) grondslag voor is. Een grondslag kan zijn:

• • nationale wetgeving zoals Wet Poortwachter, WIA/WGA, WW en meer
• • uitvoering geevn aan het (coachings) traject dat u met Vitaal Loopbaan volgt
• • het voldoen aan certificeringsnormen die op Vitaal Loopbaan rust (bijv. brancheorganisatie Blik op Werk)
• • het behartigen van een gerechtvaardigd belang van Vitaal Loopbaan (behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokken persoon zwaarder wegen)
• • toestemming verleend door de persoon in kwestie.

Bij Vitaal Loopbaan is de grondslag voor het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens om het overeengekomen coaching traject te kunnen uitvoeren en/of om een bijdrage te kunnen leveren aan wet- en regelgeving op het gebied van sociale zekerheid (zoals Wet Verbetering Poortwachter, WGA of WW).

Ook kan er sprake zijn van wat genoemd wordt ‘gerechtvaardigd belang’. Dat wil zeggen dat Vitaal Loopbaan de persoonsgegevens nodig heeft om contact met mensen te onderhouden, facturen te kunnen versturen, zo efficiënt mogelijk te kunnen werken en om vooral om onze diensten voortdurend te verbeteren. En dat willen we natuurlijk graag!

Welke persoonsgegevens

We verzamelen alleen de persoonsgegevens die we nodig hebben voor het doel van onze dienstverlening (coaching, outplacement, re-integratie). Denk aan:

• • NAW-gegevens
• • Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers
• • Geboortedatum
• • BSN (indien wettelijk verplicht voor dat type dienst)
• • Pasfoto (ter ondersteuning van personal branding en solliciteren)

Privacyreglement april 2023

• • Opleiding en werkervaring
• • Competenties, vaardigheden, motivatie en wensen op het gebied van werk
• • Functionele mogelijkheden en belastbaarheid
• • Communicatie zoals afspraken, gespreksnotities en e-mails

De persoonsgegevens kunnen door jou zelf aan ons gegeven worden of door degene die opdracht geeft voor het coaching traject, zoals een werkgever, arbodienst of verzekeraar. Als wij persoonsgegevens ontvangen van derden, melden we dat aan betrokkenen.

Gebruik van persoonsgegevens

De persoonsgegevens gebruiken we om onze dienstverlening uit te kunnen voeren conform offerte of overeenkomst. Bijvoorbeeld om loopbaan coaching te kunnen verzorgen, hebben we persoonsgegevens over opleiding en werkervaring nodig. Om te kunnen rapporteren over de voortgang, hebben we NAW- en contactgegevens nodig.

Soms hebben we anderen nodig om optimale begeleiding te kunnen verzorgen. Bijvoorbeeld voor loopbaan testen, de online vacaturezoekmachine of externe coaches. Ook met deze partijen hebben we passende afspraken gemaakt die voldoen aan alle eisen die wet- en regelgeving ons stelt.

Rechten van betrokkenen

Inzien en corrigeren Iedereen mag de eigen persoonsgegevens die wij verwerken inzien. Dat kan heel eenvoudig online als je een eigen account bij ons hebt of je kijkt mee tijdens het coachgesprek in het portal van de coach. Als er dan persoonsgegevens van je onjuist zijn kan je die zelf aanpassen (via je eigen account). In alle andere gevallen kan je altijd contact opnemen met je coach dan passen we e de onjuiste gegevens aan.

Bewaren en verwijderen Je persoonsgegevens worden nooit langer bewaard dan nodig is om de gestelde doelen te bereiken, of langer dan de toepasselijke wet- en regelgeving dat van ons vraagt.

Soms komt het echter voor dat cliënten bij ons terugkomen voor nieuwe dienstverlening, dan is het fijn als we bepaalde persoonsgegevens van je hebben bewaard en nog weten welke begeleiding we eerder geboden hebben. In dat geval zullen we altijd om expliciete toestemming vragen om je persoonsgegevens langer te bewaren dan wettelijke voorgeschreven. Deze toestemming kan je te allen tijde weer intrekken.

In elk geval worden na maximaal 5 jaar alle gegevens gewist. Overigens heeft iedereen het recht om ons te vragen dat zijn of haar gegevens eerder worden gewist.

Opslaan en beveiliging

We slaan de persoonsgegevens online op in onze beveiligde ICT omgeving. Persoonsgegevens worden uitsluitend online in deze omgeving bewaard, ze worden niet uitgedraaid, gedownload of elders opgeslagen. E-mails met persoonsgegevens worden beveiligd verstuurd en ook de bijlagen daarvan zijn beschermd. Onze medewerkers hebben allemaal zonder uitzondering geheimhoudingsplicht en handelen daarnaar.

Marketing

Uw persoonsgegevens zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer enzovoort zullen nimmer voor marketingdoeleinden worden gebruikt. Privacyreglement april 2023

Problemen?

Als je gebruik maakt, of in het verleden gebruik hebt gemaakt, van onze dienstverlening en een probleem ervaart op het gebied van privacy of de bescherming van je persoonsgegevens, laat dat dan gerust aan ons weten. We zullen ons best doen om het voor je op te lossen. Mochten we er samen niet uitkomen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Dit is de Autoriteit Persoonsgegevens, te vinden op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Contactgegevens

Vitaal Loopbaan BV

Krombraak 13, 4906 CR Oosterhout

www.vitaal-loopbaan.nl

info@vitaal-loopbaan.nl

085 – 076 1470